退職する私が後任者に迷惑をかけないように取り組んだこと|国家公務員キャリアガイド

私は2007年の近畿地区の国家公務員一般職試験(当時のⅡ種試験)に合格し、同年10月から出先機関で働くことになりました。

2016年3月に自己都合退職するまでの8年半の公務員生活を記事にまとめました。

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後任者に迷惑をかけないように

退職まで残された時間は半年以上ありましたが、後任者に迷惑をかけず、スムーズにバトンをわたせるように準備していくことにしました。

 

行政文書の整理

配属される部署で行っていた行政文書の整理に着手しました。

まず、人事課内の書類棚に保管しているファイル、地下の書庫に保存しているファイルを全てリストアップしました。

 

行政文書の保存期間をまとめた表と照らしあわせて、引き続き保存する書類、廃棄する書類に分別しました。

丸一日、地下の書庫でホコリを被った書類と格闘する日もありました。
書類棚1個分のファイルを廃棄することになりました。

 

公務員、少なくとも私のいた組織は、捨てた後に何かあるといけないので書類を捨てられない、会議資料や回覧物も全部とっておく傾向にありました。



公印類の整理

組織改編により使われなくなった公印がいつまでも保存されていました。

公印は重厚感のある素材で出来ているので書類以上に処分しづらいです。

 

しかし、法令や組織規程をみると、使用しなくなってから一定期間を経過したら廃棄するように記載されていました。

使わないもの、処分していいものをいつまでも取っていると混乱してしまいます。
共済組合本部や組織の総務課に確認をとって廃棄することになりました。

 

廃棄する公印の陰影、廃棄日時や廃棄方法を記載した書類を作成し、決裁をとりました。
共済組合本部や総務課の承認してもらったら、実際に廃棄して、公印登録簿にも記載しました。

 

業務マニュアルの策定

引き続き書はありましたが、内容は係の概要についてまとめられているものでした。

通常であれば、とりあえず引き継ぎ書にそって説明し、人事異動後も前任者に確認をとることができますが、私は退職するので、後任者は簡単に確認できません。

 

そこで日々の事務処理について、詳細な作業工程と注意点をまとめた業務マニュアルを策定しました。

 

普段、意識せずにできることを文字にして「見える化」することは、とても面倒でした。

私よりも後任者の方がもっと大変な思いをするから頑張ろう!と一つ一つの事務をマニュアルにしていきました。

 

操作が複雑なものは画面コピーを活用したり、チェックリストを作成したり、工夫しました。

期間業務職員さんに業務マニュアルをつかって事務作業をしてもらい再現性があるかテストしました。

 

▼ 当時参考にした本

超図解 「仕組み」仕事術 最新版

マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門

テンプレート仕事術 ―日常業務の75%を自動化する

 

▼ 続きは

 

▼ コチラもご参考に・・

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