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突然の電話…人事院の給与簿監査とは?|国家公務員 キャリアガイド

投稿日:2020年10月15日 更新日:

私は2007年の近畿地区の国家公務員一般職試験(当時のⅡ種試験)に合格し、同年10月から出先機関で働くことになりました。

 

2016年3月に自己都合退職するまでの8年半の公務員生活を記事にまとめました。

 

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人事院からの電話

ある日、人事院から電話がかかってきました。

 

「〇〇(私が働く官署)さんの△△(支局)の給与計算や勤務時間管理の状況について確認にお伺いしたいと思います。」

 

人事院の給与簿監査を実施するという電話でした。



人事院の給与簿監査とは

地域ごとに設置されている人事院が、各官署が給与・賞与計算などを給与法や人事院規則にしたがって適切に行っているかチェックにきます。

 

給与簿監査の時期と頻度

私が勤めていた官署では、10月、11月に監査がありました。

国家公務員一般職試験(大卒程度)が落ち着いてから、年末調整や賞与計算、定期昇給で忙しくなるまでの間のことでした。

 

一つの監査対象については、4~5年に1回やってきます。

監査対象が建物単位となるため、ある年はA支局、別の年は本局、また別の年にB・C支局といった感じで、結局のところ毎年のようにありました。

 

私が人事課で勤務していた5年間で4回、監査の応対をしました。

 

人事院の給与簿監査は1日で終わることが多かったですが、職員数の多い本局は2日かかったこともありました。

 

人事院の給与簿監査の人数

人事院は3名でやってきました。

2名がバリバリ書類をチェックし1名が責任者といった感じでした。

 

監査を受ける側は人事課長も含め人事課全員で対応しました。

支局が監査対象のときは支局の庶務担当者にも同席してもらいました。

 

人事院の給与簿監査の会場

監査は本局の会議室で対応しました。

 

会議室の真ん中に机と椅子を並べて、会議室の脇の方に書類を並べていました。

 

監査対象が支局のときは、支局で保存している出勤簿や休暇簿などをあらかじめ運んでおく必要がありました。

 

人事院の給与簿監査で準備しておく書類の一例

  • 基準給与簿(各月ごとの全職員の給与賞与の明細)
  • 職員別給与簿(職員一人一人の1年分の給与賞与の明細)
  • 各手当の認定簿、届出書、認定根拠
  • 期末手当・勤勉手当の計算資料
  • 出勤簿、休暇簿、欠勤届
  • 勤務時間報告書、超過勤務命令簿、特殊勤務命令簿
  • 人事記録
  • 初任給決定、昇給、昇格の書類
  • 病気休職、育児休業の書類

 

人事院の給与簿監査の電話案内をうけて日程決定すると人事院から監査決定の書面が送付されます。

その書面の中に当日までに準備しておく書類が示されていました。

 

ただ書類を並べておけばいいわけではない

もちろん監査当日に書類を並べておけばいいわけではありません。

監査当日までに各書類の整合性について自己チェックをしておく必要があります。

 

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