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事業者の管理監督業務とは?統計・許認可・事業法監査。新人公務員の奮闘|国家公務員 キャリアガイド

投稿日:2018年6月1日 更新日:

私は2007年の近畿地区の国家公務員一般職試験(当時のⅡ種試験)に合格し、同年10月から出先機関で働くことになりました。

2016年3月に自己都合退職するまでの8年半の公務員生活を記事にまとめました。

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事業者の監理監督業務とは?

私の初めての配属先は、事業者の監理監督業務を行う部署でした。

事業者の監理監督業務とは「法律や規則に基づき許可を取得し事業を営む事業者が、ルール通り仕事をしているかをチェックする」業務です。

 

月次データの集計・加工=統計業務

いきなり堅苦しい言葉が出てきて、難しい仕事しているのかな?と思われたかもしれません。

 

普段、係員として主に担当した業務は、事業者から提出された月次データの集計・加工でした。

いわゆる、統計業務です。

 

提出があった都度、専用のエクセルにデータを入力しました。

150社くらいありましたが、毎月、遅れることはあっても必ず提出してくれました。

 

全社データを入力すると、引き継ぎ書に従ってデータを加工しました。

特定の会社だけを集計、地域ごとに集計してグラフを作成しました。

 

本省や地方公共団体にデータ提供をしたり、ホームページに統計データをアップしたりしました。

 

統計はルーチンワークで地味な仕事でしたが、

「どうすればもっと早く終わらせることができるか?」

「このエクセルはどんな仕組みになってるのか?」

「この数字が以前に比べて大きく動いているけれどなぜ?」

慣れてきたら考えながら仕事に取り組みました。




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事業計画変更業務

事業者が許可を取得するためには、人員や機械の数量など基準をクリアする必要があります。

 

人員や機械の数量などを「事業計画」として役所に提出します。

この「事業計画」に変更があった場合は、事業計画変更の届出または認可申請をする必要があります。

認可  >  届出

認可申請の方が届出よりも手続きの重みがあります。

認可は人員の数や機械の数量に著しい増減があった時にするものです。

 

認可の場合は認可証を発行し交付する必要がありますが、届出の場合は原則書類の交付はしません。

 

内容審査 → 起案文書作成

事業者から書類の提出があったら、いったん書類を預かります。

  • 提出する書類に誤りがないか(認可なのに届出になっていないか等)
  • 変更後の事業計画も基準をクリアしているか

以上を確認し問題がなければ、受付印を押します。

 

受付印に受付番号を記入します。

受付番号はシステムを利用して取得します。

 

受付印の構造

〇△第XX号

〇には組織の略称、△には部署の略称が入ります。

 

次に、システムで起案文書を作成します。

入庁当初は起案文書を紙で打ち出し上司に回しました。

 

届出の場合は課長まで。

認可の場合は部長まで。

 

それぞれ起案文書がまわります。

 

そこまで組織が大きくなかったので、起案文書を作成してから決裁が下りるまで最長1日程度でした。

 

決裁後の事務処理は?

認可の決裁が下りると認可証を発行します。

重みのある公印を総務課で押印します。

 

公印の押し方にもルールがあり、最後の文字の半分くらいの位置に公印の左端がくるようにしました。

 

認可証を発行したら事業者に連絡をして認可証と預かった書類を取りに来てもらいます。

届出の場合は決済が下りたら事業者に連絡して預かった書類を取りに来てもらいます。

 

前回処理を参考に!?

起案文書は基本的には前回処理を参考に作成します。

 

書類の提出があったら事業者ごとにファイリングしているつづりから前回処理を見つけて参照します。

 

イレギュラーなパターンは、通達や法令集を確認します。

とは言っても少しでもややこしい案件は係長に相談しました。

係長と一緒に通達や法令集を見ながら、法律や規則の読み込み方を教わりました。

 

印象に残っている事業計画変更

「A社とA社の子会社B社を吸収合併したいので事業計画変更の認可をお願いします」

 

係長と一緒に相談をうけました。

係長から「書類集めて決裁あげてみ」と言われました。

 

なぜ会社が合併するのか、そもそも吸収合併って何!?

 

分からないことだらけでしたが、同様のケースの前回処理を参考に、係長に何度も相談して起案文書を仕上げました。

 

無事に決裁を済ませ認可証を発行しましたが、最終的に会社が倒産してしまいました。

どうやら厳しい経営状況を打開するための策だったようです。

 

倒産直前に会社の担当がやってきて「早くしないから、会社が大変なことになったじゃないか」と怒鳴り込んできました。

後味の悪い結果になってしまいました。

 

事業法監査

統計や事業計画変更は事業者が役所に書類を提出にきます。

逆に、事業者の会社へ訪問し内容をチェックに業務「事業法監査」があります。

 

事業法監査は、何も問題はなくても何年かに1回は受けることになります。

 

監査通知書を発行、監査前に書類を準備してもらう

まずは事業者に監査を行う旨の連絡をして通知書を準備します。

 

通知書を渡すタイミングで、監査前にあらかじめ作成しておく書類(主に、人員や機械の一覧リスト)の案内をします。

 

この書類を作成する段階で事業計画の変更の手続きをすることが多かったです。

本当は変更してから1か月以内に提出するのがルールですが、忘れてしまっていたからです。

 

監査当日、会社で保管する書類と突合

監査当日はあらかじめ作成してもらったリストをもとに、

  • 人員については「賃金台帳」
  • 機械については「検査証」

それぞれ見せてもらい突合していきます。

 

機械は、監査して実存していないことが発覚することもありました。

その場合は後日、事業計画変更の手続きをしてもらいます。

 

係長や課長補佐クラスになると、業界の動向をヒアリングしたり、ダンピングが行われていないか料金のチェックをします。

 

一通りチェックをしたら別室で打ち合わせをして、事業者に伝えることを確認します。

そして監査の講評として、手続きをしてもらうことや是正してもらうことをお伝えします。

 

監査報告書を作成 是正措置を報告してもらうことも

監査は行きっぱなしではなく、監査報告書を作成します。

監査の内容を記録として残します。

 

事業者によっては是正通知を発行し、文書で是正結果を求めることもありました。




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印象に残っている事業法監査

入社1週間 初めての事業法監査

入社して2,3日経った日のこと。

 

係長から突銭言われました。

「今監査シーズンなんやわ、一緒に付いてきてもらうからな」

 

もちろん意味不明でしたが「わかりました!」と答えました。

 

そこから監査日まで「監査で何をすればよいか」「名刺の渡し方・受け取り方」を教えてもらいました。

 

監査当日がやってきました。

官用車で会社まで送迎してもらいました。

 

会社に着くと係長と同年代の方が出迎えてくれました。

会議室に案内されると、急にビクビクしてきました。

 

想像よりも大きかったです・・・

入社初日に案内された局長室のような雰囲気で広さは10倍。

 

私はさらに凍り付いてしまいました。

出迎えてきてくれた方以外にも次から次に立派な雰囲気の方が入ってきました。

 

名刺交換が始まりました。

常務取締役・専務取締役と偉い肩書の方4人と名刺交換していきました。

 

もらった名刺をどう持っておけばいいか分かりません(*_*)

パニックです。

 

最後に「代表取締役社長」とも名刺交換しました。

一番冷や汗が出ました

 

監査が始まる前からグロッキー状態でした。

 

最初のあいさつを終えると監査が始まりました。

 

庁舎で打ち合わせしたとおり「書類を持ってきてください」と声をかけました。

 

すると常務取締役の方が「分かりました」とすぐに書類をとりにいきました。

「ここリストと違うんですけど」と私が言うと「確認して参ります」と慌てて走っていきました。

 

何もわかっていない新人に、あんなに会社のお偉いさんが頭を下げられるなんて・・・

役所ってとんでもないとこだなと改めて思いました。

 

監査が終わってから係長に言われました。

「ペコペコされたかもしれへんけど、わしらは謙虚にせなあかんからな」

 

試されている!?

入社4か月、係長に同行し何度も監査を訪れたので慣れてきました。

 

とある監査で係長が席を外したときに、会社の方が質問してきました。

「〇〇は△△という理由で許可の範囲内と考えるのですがいかがですか?」

 

簡単な数字のチェックはできるようになりましたが、許可の範囲など難しい法解釈はできませんでした。

ニヤニヤとこちらを見てきたので、しどろもどろになりながら「係長に確認します」と答えました。

 

後で係長に相談すると

「それでいいわ。たとえ新人の発言でも相手は役所の見解と考えるからな。きちんと調べてお答えしますでいいからな。

 

役所で働くことの怖さを学んだ出来事でした。

 

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