共済組合の出納主任に任命、着任後すぐに監査をうけることに｜国家公務員キャリアガイド

私は２００７年の近畿地区の国家公務員一般職試験（当時のⅡ種試験）に合格し、同年１０月から出先機関で働くことになりました。

 

２０１６年３月に自己都合退職するまでの８年半の公務員生活を記事にまとめました。

 

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厚生係長は、共済組合の出納主任でもある

１月１日の人事異動で係長昇任となり、同じ人事課内の厚生係長に任命されました。

 

厚生係長は共済組合の出納主任の職も兼ねています。

 

共済組合の銀行口座は、共済組合支部長（局長）と出納主任の２種類の公印がなければ、振り込みなどを行うことができません。

 

建前上、共済組合の出納役（人事課長）が支部長印を管理していることになっていますが、実務上は出納主任に管理を任されています。

 

そのため、出納主任は共済組合の預金口座を実際に動かす責任を負っているのです。

人事異動に伴う銀行への手続

出納主任が人事異動で交代しても銀行へ手続きする必要はありませんでした。

 

通帳名義には出納主任の個人名が出てくることはなく、口座の登録印は公印を使っていて個人印ではないからです。

 

なお、局長が交代になった場合は通帳名義が変更になるため、全ての通帳名義を変更する必要があります。

 

 

出納主任　交代監査

共済組合は４月から翌年３月を一事業年度としていますが、年度の途中に出納主任が交代（人事異動）となった場合、出納主任の交代監査を行わなければいけません。

 

交代になるまでの期間の取引について不正がなかったかチェックすることで責任の所在を明らかにするためです。

 

交代監査は組織内の内部監査です。

 

過去に共済組合の担当をしたことのある職員が監査員の候補になります。

係長経験者１名、係員経験者１名の２名で構成されます。

 

人事異動の内示があったタイミングで候補者に監査員のお願いをします。

 

監査員だけでなく監査員の所属部署の管理職員にも協力をお願いします。

監査をしている間、本来の職務を遂行できないため根回しはしておく必要があります。

 

監査員として適切か本部承認が必要

監査員の候補者が決まると共済組合本部に承認申請を行います。

 

形式的なもので申請が却下されることは、まずありません。

承認されると監査員任命の文書が本部から発行され、監査員に文書を渡し正式にお願いします。

 

監査日までの準備

前任者が処理した書類のチェックを行います。

また、共済組合員数などをまとめた資料を作成します。

 

監査当日

監査は会議室で行います。会議室の使用申請をあらかじめしておきます。

午前中に会議室へ書類を持っていき並べておき、午後から半日かけて監査をしてもらいます。

 

一応チェックリストが用意されていてリストに従って監査をしてもらうことにはなっていますが「決裁文書や振替伝票の押印漏れのチェック」がメインです。

後は「通帳残高と帳簿残高が一致しているか」はきっちりと確認してもらいます。

 

元担当者とはいえ、現在は全く違う業務を行っているので、細かい内容までは確認できないのが現実です。

 

監査に協力してもらったお礼に、監査当日の晩は人事課全員と監査員で打ち上げの飲み会をしていました。

 

監査の事後処理

監査を終えたら本部へ報告書を提出します。

出納主任が報告書を作成して監査員が確認し押印してもらいます。