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給与簿監査の前哨戦、支局の内部監査へ出張|国家公務員 キャリアガイド

投稿日:2020年10月20日 更新日:

私は2007年の近畿地区の国家公務員一般職試験(当時のⅡ種試験)に合格し、同年10月から出先機関で働くことになりました。

 

2016年3月に自己都合退職するまでの8年半の公務員生活を記事にまとめました。

 

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給与簿監査の事前準備

人事院の給与簿監査に対応するため、監査当日までに各書類の整合性について自己チェックをしておく必要がありました。

 

監査対象が本局の場合は各部署から出勤簿や超過勤務命令簿といった書類を人事課まで持ってきてもらい、監査当日までボチボチ確認し訂正してもらいました。

 

監査対象が支局の場合、書類は支局に保存されています。過年度分はともかく、現年度分は毎日押印・記入されているため、人事課で預かることはできません。

 

そこで人事院監査の2週間前に支局に出張し、自己チェックを行いました。



人事課員で支局を監査する

身内のチェックですが、給与簿監査の前哨戦なので、自分たち人事課員が監査をするつもりで臨みました。

 

主に行ったのは出勤簿と休暇簿・超過勤務命令簿の整合性チェック、超過勤務命令簿と勤務時間報告書の整合性チェックでした。

 

出勤簿と休暇簿・超過勤務命令簿の整合性チェック

休暇取得する職員や休暇の承認権者(部長・課長などの管理職員)が休暇の申請日に終日出張や休暇で不在ではないか。

 

超過勤務命令をする職員や超過勤務命令権者(部長級)が超過勤務を行う日に不在ではないか。命令権者不在日は代理者(課長級)から命令をうけているか、代理者も不在の場合は命令権者からの電話命令をうけているか。

 

休暇の申請日(=承認日)や超過勤務命令があった日に職員や承認権者・命令権者が不在であると整合性がとれず不正が疑われます。

 

毎日、休暇簿や超過勤務命令簿を記入し押印・決裁をもらっていればこのようなミスは起こりませんが、実際のところ、まとめて処理することが多いため、ミスが起こってしまいます。

 

超過勤務命令簿と勤務時間報告書の整合性チェック

超過勤務命令簿に記入された開始時刻・終了時刻・時間数に誤りがないか。

記入された時間数の1ヵ月の合計に誤りがないか。

勤務時間報告書の時間数と一致しているか。

 

超過勤務命令簿の時間数が間違っていると超過勤務手当の額も間違ってしまうので慎重にチェックしました。

 

超過勤務が22時を超えると単価が異なるため、正しく集計されているかを確認しました。

また、超過勤務命令簿には具体的な業務内容を記入しますが、不自然な点がないかをざっと確認しました。

 

修正が必要な場合

監査を終えると指導事項をまとめました。

 

修正が必要な箇所には付せん紙を貼り、支局の担当者に給与簿監査日までに修正してもらいました。

 

支給した給与が変動する可能性がある場合は、もう一度、該当職員や管理職員に確認をとってもらい、変動が生じた場合は次の給与で戻入または追給の調整を行いました。




支局職員と懇親会

監査は業務時間終了までみっちり行いました。

せっかく支局に出張したということで、支局職員と懇親会をしました。

 

続きは、近日公開

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