過誤払い給与の返金は納入告知書で。顛末書をもって説明へ｜国家公務員　キャリアガイド

私は２００７年の近畿地区の国家公務員一般職試験（当時のⅡ種試験）に合格し、同年１０月から出先機関で働くことになりました。

 

２０１６年３月に自己都合退職するまでの８年半の公務員生活を記事にまとめました。

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顛末書をもって、職員に再び説明に行く

「給与計算を誤った原因、再発防止策をまとめた顛末書」

「返金・還付方法を記載した書面」

をもって、人事課長・人事係長・私の３人で職員に説明に行きました。

 

ソファーに座ると書類をもとに人事課長が説明をしました。

職員は冷静に話を聞いていました。

過誤払い給与の返金方法

「分かりました。どうしようもないので返金します。ただ返金時期は配慮してもらえますか？」

人事課長が説明したことをあって、すぐに了承してもらえました。

 

過誤払いの給与の返金方法は、「給与から差し引く方法」と「納入告知書という用紙を発行して銀行で納付してもらう方法」があります。

 

今回は返金額が〇万円と高額なため、給与から差し引くことはできません。

そのため、納入告知書で納付してもらう必要がありました。

 

しかし注意することがありました。

納入告知書を発行し納期限までに納付しなければ延滞金が発生しまうことです。

 

職員の生活資金のことを考えて納入告知書は冬の賞与を支給するタイミングで発行するようスケジュールを組むことにしました。

 

納入告知書の発行は会計課の業務

私の所属する官署では、納入告知書の発行は会計課の業務でした。

 

まずは人事課で「給与・賞与の戻入れ」に関する決裁をとります。

決裁には戻入れ額の根拠を示す書類を添付します。

 

人事課内の決裁を終えると次は会計課で決裁をとり、最後に人事課と会計課のトップである総務部長に決裁をもらいます。

 

部長の決裁まで終えると会計課の担当者がその日のうちに納入告知書の発行を行います。

 

納入告知書で納付が終わると会計課に連絡が入り、会計課が人事課に入金を知らせてくれます。

 

すぐに給与・賞与の戻入れの決裁をとらないことでスケジュール調整

納入告知書の納付期限は、発行日から何日以内と決められていました。

 

そのため、職員から同意をとってすぐに決裁をとってしまうと、賞与の支払時期に間に合わない可能性がありました。

そこで賞与支払の最終決済と同時に「給与・賞与の戻入れ」の決裁もとりました。

 

多く天引きした共済掛金の還付

給与計算を誤った結果、本来天引きすべき金額より多く天引きしてしまった共済掛金は１２月給与で調整することにしました。

通常の天引き金額と分けて、還付する共済掛金額を表示しました。

年内に返金完了

高額な返金となるため心配していましたが、納入告知書を発行してから１週間以内に返金してもらえました。

 

年末調整を正しい支給額と共済掛金で計算し年内にはスッキリと事務を終えることができました。

 

給与計算ミスを乗り越える心構え

給与計算ミスをしたときに精神的に病んでしまうパターンは全部自分の責任と自分を追い込んでしまうことです。

 

もちろんミスしたのは自分で、今後はミスしないように気をつけなければいけません。

 

しかし「給与計算ミスして返金してもらわなければいけない」ことを伝え、罵声を浴びせられる場面になったら「自分の責任じゃないし！」と思いっきり責任転嫁してください。

 

私の場合「異動連絡票を間違えた異動元が絶対に悪い」「経験豊富なはずの前任者は数字を違和感に気付かないんだよ」「決裁の印鑑を押したのは上司です」と罵声を浴びせられながら思っていました。

 

相手の怒りを受け止める必要はありません。

「申し訳ございません」と言葉を発しておけば大丈夫です。

 

そして次の給与計算では今まで以上に魂を込めて熱い（！？）給与計算をしましょう。

 

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