国家公務員 キャリアガイド

異動連絡票の作成から人事異動の事務手続きがスタート|国家公務員キャリアガイド

投稿日:2020年2月20日 更新日:

私は2007年の近畿地区の国家公務員一般職試験(当時のⅡ種試験)に合格し、同年10月から出先機関で働くことになりました。

 

2016年3月に自己都合退職するまでの8年半の公務員生活を記事にまとめました。

 

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人事異動の事務手続き

4月の大型人事異動情報「トロッコ」を手に入れたのは1月末のことでした。

「トロッコ」をもとに人事異動の事務手続きをスタートします。

 

異動連絡票の作成

最初に着手するのは、異動連絡票の作成です。

異動連絡票とは、他官署に異動する職員の人事情報をまとめた書類のことです。

 

異動連絡票の人事情報

  • 職員の住所・氏名・生年月日
  • 異動元と異動先
  • 適用される俸給表と級号俸
  • 諸手当の支給状況
  • 給与振込口座
  • 扶養親族の現況
  • 住民税の特別徴収額と納付市区町村
  • 共済掛金の標準報酬月額
  • 共済組合の貯金・年金・貸付の有無
  • 財形貯蓄の有無
  • 宿舎入居の有無




異動連絡票の作成方法

異動連絡票に記載する人事情報は「職員データ」というエクセルデータから転記していました。

 

職員データは人事情報に変更があった場合、その都度更新を行っているので異動連絡票は最新情報になっています。

しかし、更新し忘れてしまうこともあります。

 

そこで、他官署に異動する職員全員の異動連絡票を紙で打ち出して、人事課内で2周チェックをしました。

 

異動連絡票のメール送付

チェックを終えて最新情報となった異動連絡票を異動先の官署にメールで送付します。

メール送付は人事異動の1か月前を目途に行いました。

 

基本的には異動連絡票を送付は早ければ早いほど歓迎されますが、異動の2週間前まで送付しないでほしいという官署もありました。

官署によって、人事課内での人事異動情報解禁のタイミングが異なることが原因です。

 

こちらが異動連絡票を送付すると、送付した官署から転入してくる職員がいる場合は、異動連絡票を送付してくれます。

異動連絡票を早く送ってほしい官署には、コチラから早く送ってプレッシャーをかけていました(笑)



異動連絡票の書式がバラバラ

他官署から送付される異動連絡票ですが、書式がそれぞれ異なります。

 

人事情報は一通り記載されていますが、書式が違うので不足している情報が発生します。

その場合は、異動元に確認をしなければいけません。

 

本省に異動連絡票の書式を統一してもらうように要望しましたが、どの官署の異動連絡票を標準にするかで調整が難しいと話は進みませんでした。

 

人事情報のデータ更新

3月給与の支給事務を終えたら、4月の人事異動情報を反映したデータ更新をはじめます。

 

他官署から異動してくる職員は異動連絡票をもとにデータを入力していきます。

官署内で異動する職員は配属先を更新し、諸手当の額に変更がある場合は計算して入力していきます。

 

大まかなデータ更新は3月中には完了させます。

 

 

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