部内庶務・部長秘書・表彰～新たな配属先での業務｜国家公務員　キャリアガイド(１８)

私は２００７年の近畿地区の国家公務員一般職試験（当時のⅡ種試験）に合格し、同年１０月から出先機関で働くことになりました。

２０１６年３月に自己都合退職するまでの８年半の公務員生活を記事にまとめました。

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新たな配属先での業務

４月１日の人事異動で同じ部内の別の課に配属となりました。

 

同じ部内でしたが、取り扱う法律は全く違いました。

また新たな配属先は部の庶務取りまとめ課だったので、各課との連携がより一層求められました。

 

具体的な業務内容を簡単に説明します。

部の庶務取りまとめ

勤務状況報告書、出勤簿の整理

部には４つの課がありましたが、毎日、各課から勤務状況報告書を提出してもらい出勤簿の整理をしました。

 

年休、夏休、出張、研修など報告書に書かれた内容を確認し出勤簿にスタンプを押します。

 

休暇簿・出張命令簿の整理

各課で作成した休暇簿や出張命令簿の休暇日、出張日が出勤簿と一致しているか確認し部長の印鑑を押します。

 

部長不在の日には休暇承認や出張命令ができないので、部長の休暇・出張などで一日不在の日と承認日・命令日が重なっていないか確認しました。

 

プリペイドカードの貸し出し・管理

プリペイドカードをつかって出張する職員に対しカードの貸し出しをしました。

 

行先を聞いて往復運賃の残高があるか確認しました。

カードの残高・残数が少なくなると会計課に補充をお願いしました。

 

物品の管理

机・椅子・パソコン・ロッカーといった部内の備品の管理、文房具・フラットファイルなどの消耗品の管理と会計課への補充のお願いをしました。

 

部の会費・飲み会の幹事

毎月給与で徴収した部会費の管理と部の飲み会の日程調整・会場選定をしました。

部の飲み会は１５～２０人の大人数だったので会場選定が大変でした。

部長秘書業務

部長室に新聞や回覧物、各課からの決裁文書を持ち込みました。

部長から行動予定を確認して、部内共有サーバに予定を打ち込みました。

 

配属から半年は組織生え抜きの部長でしたが、半年後からは本省から出向してきた部長になりました。

本省から出向してきた部長はやさしい笑顔の持ち主でしたが、生え抜き部長にはない緊張感がありました。

 

表彰業務

関係団体・関係事業者の功績をたたえ表彰を行います。

この表彰候補者の選定を行い本省に報告します。

 

局長表彰・大臣表彰のグレードが上がっていきます。

大臣表彰になると皇居に招待されるようで、受賞予定の連絡をすると大変喜んでいました。

 

表彰候補者が個人の場合は運転免許の無事故・無違反証明書を取得させました。

事故・違反歴が過去何年か遡ってないかを証明書で確認します。

 

候補者となった時点で事故・違反歴を確認しますが、本人が忘れていた場合は、証明書をとって履歴があった段階で候補者からの外すため本省に取り下げ願いを出しました。