官庁の業務説明会・官庁訪問に対する思いとは？｜元採用担当者が語る国家公務員一般職試験

国家公務員一般職　採用試験　元採用担当者が採用活動の経験談を語ります。

平成２４年度の業務説明会（官庁訪問）応募者・面接希望者が３名だったことを反省し、戦略的に動いた平成２５年度について紹介します。

なお、この年も当初の採用予定者数は１名でした。

 

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不人気官庁がとった合同説明会の作戦

黙っていても応募が殺到する人気官庁と違って、私たちの官庁は存在に気付いてもらうことからスタートしなければなりませんでした。

次の作戦を実行しました。

 

昨年の応募者数をありのまま伝える

昨年の業務説明会（官庁訪問）の応募者数が、片手で数えるほどしかいなかったことを隠さず伝えました。

 

「採用予定者数１名厳しいと思うかもしれませんが、意外と穴場かもしれません」と一言伝えました。

配布資料をネタに使う

他の官庁が立派なパンフレットを使っている一方、わが社ではＡ３両面１枚白黒の資料を配布しました。

 

「予算が足りないから工夫してみました」

「個別の業務説明会にきたら、きれいなパンフレットお渡しします」

 

全部本当のことですが、印象に残ったのではないでしょうか。

 

他の官庁をまわってから来てもいい

「説明会だけなので他の官庁をまわった後、来てもらってもいいですよ」

 

いつでもウエルカムな姿勢をアピールしました。

前年は３人しか来なかったので( ；∀；)

 

業務説明会（官庁訪問）への影響は？

合同説明会が功を奏したのか業務説明会の申込者が前年比１０倍超になりました。

 

いつでも申込可能だったので、最終合格発表日の１週間くらいまで、新規の申込希望がありました。

全然、穴場じゃなくなりました（笑）

 

業務説明会の内容

初回訪問者には次の手順で業務説明会を行いました。

基本的には１回２～３人のグループでしたが、１人の日もありました。

たとえ１人であっても内容は同じでした。

 

「今日は説明会です。面接じゃありません」

緊張をほぐし、素の状態で臨んでもらうように心がけました。

 

先輩職員とのフリートークは、若手職員に業務の合間にきてもらい、ざっくばらんに会話してもらいました。

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面接形式で選抜を行う官庁の話

こちらから訪問者について質問することはほとんどありませんでした。

他官庁の訪問状況については話を聞きました。

面接に近い形式で選抜されたという話も聞きました。

 

採用数の多い官庁の悩み

採用数の多い官庁の担当者の話を聞いたことがあります。

「ある程度候補絞って、最終合格前に内定を匂わせとかないと人集まらないよ」

採用数１名の官庁とは違った悩みがあるようです。

 

今はどうなっているか分かりませんが、

悩みの本質は、今も昔も変わらないと思います。

 

２回目の訪問者への対応は？

２回目訪問の申込みも３人に１人の割合でありました。

 

２回目はこちらから説明することはありませんでした。

１回目の説明会を聞いて、疑問に思ったこと、もっと深く聞いてみたいことを質問してもらう形式をとりました。

 

面接ではないけど・・・官庁の本音は？

面接形式ではありませんが、説明会の様子はチェックしました。

 

なるべく素に近い形を引き出すようにコミュニケーションをとりました。

面接の短い時間だけではその人らしさを判断することは難しいからです。

 

緊張もしますし、面接仕様に武装してきます。

 

「実際に同じ組織で働くことになったら・・・」という想定で、説明会の様子をチェックしました。